Umowa o zarządzanie nieruchomością – co powinna zawierać?

Umowa o zarządzanie nieruchomością stanowi fundament współpracy pomiędzy właścicielem a profesjonalnym zarządcą, określając ramy prawne, finansowe oraz operacyjne tego partnerstwa. W dokumencie tym zawarte są nie tylko obowiązki i uprawnienia obu stron, ale także szczegółowe wytyczne dotyczące zarządzania nieruchomością, co ma kluczowe znaczenie dla efektywności i satysfakcjonującej współpracy.

Aby umowa ta służyła zarówno interesom właściciela, jak i zarządcy, powinna być starannie przygotowana. Musi zawierać precyzyjne postanowienia w zakresie zarządzania technicznego, finansowego oraz kontaktu z mieszkańcami, a także odniesienia do obowiązujących przepisów prawnych i niezbędnych dokumentów.

Zobacz jakie kluczowe elementy powinna zawierać każda umowa o zarządzanie nieruchomością, aby można nazwać ją kompleksową i pozytywnie ocenić jej zgodność z najlepszymi praktykami w branży.

Umowa o zarządzanie nieruchomością – kto ją może zawrzeć?

Umowa o zarządzanie nieruchomością jest kluczowym dokumentem regulującym współpracę pomiędzy właścicielem nieruchomości a podmiotem profesjonalnie zajmującym się jej zarządzaniem. Zawrzeć ją może każdy właściciel nieruchomości, niezależnie od jej typu – może to być zarówno osoba fizyczna, jak i prawna czy nawet wspólnota mieszkaniowa. 

Z drugiej strony, zarządcą może zostać podmiot posiadający odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w branży nieruchomości, co jest zgodne z ustawą o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. 2020 poz. 1990 z późn. zm.), szczególnie z art. 181, który mówi o wymogach wobec zarządców nieruchomościami. Istotne jest, aby zarządca posiadał niezbędną wiedzę oraz licencję zarządcy nieruchomości, co gwarantuje profesjonalizm i bezpieczeństwo zarówno dla właściciela, jak i najemców. 

Co powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością

Umowa o zarządzanie nieruchomością jest dokumentem, który powinien precyzyjnie określać zakres współpracy między właścicielem a zarządcą. Jest to kluczowe dla zapewnienia efektywnego i zgodnego z oczekiwaniami obu stron.

Szczegółowe określenie obowiązków

To pierwszy i fundamentalny element każdej umowy o zarządzanie nieruchomością. Powinien on obejmować zarówno obsługę techniczną nieruchomości, jak i obsługę prawną oraz finansową. Obsługa techniczna nieruchomości dotyczy zarówno bieżących napraw i konserwacji, jak i planowania remontów czy modernizacji, co ma na celu utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie technicznym. Z kolei obsługa prawna uwzględnia zarządzanie wszelkimi aspektami prawnymi związanymi z nieruchomością, w tym umowami najmu, sporami z najemcami oraz reprezentację właściciela przed organami administracji publicznej. Obsługa finansowa to zarządzanie finansami nieruchomości, w tym inkasowanie czynszów, zarządzanie kosztami oraz optymalizacja wydatków.

W umowie znaleźć się powinien także zapis o konieczności zachowania tajemnicy zawodowej. To zobowiązanie ma kluczowe znaczenie w kontekście ochrony danych osobowych najemców i bezpieczeństwa informacji dotyczących zarządzanej nieruchomości. Zarządca, jako profesjonalista, musi zapewnić, że wszelkie poufne informacje, z którymi się zetknie w trakcie wykonywania swoich obowiązków, pozostaną chronione. 

W Polsce, wymóg ten ma swoje uzasadnienie w przepisach ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o gospodarce nieruchomościami, a także może być dodatkowo podkreślony w kodeksie etyki zawodowej zarządców nieruchomości. Chociaż konkretne przepisy nie wskazują bezpośrednio na paragraf dotyczący tajemnicy zawodowej zarządców, zasada ta wynika z ogólnych norm prawnych regulujących wykonywanie zawodów zaufania publicznego oraz z art. 18 ustawy o ochronie danych osobowych, który nakłada obowiązek zachowania w tajemnicy danych, do których dostęp uzyskano w związku z wykonywaną pracą lub funkcją.

Ustalenie finansów

W kontekście ustalenia finansów w umowie o zarządzanie nieruchomością, kluczowe jest ujęcie obowiązków zarządcy związanych z dokładnym i regularnym rozliczaniem wpłat dokonywanych przez mieszkańców, które pokrywają zarówno koszty zarządzania wspólną nieruchomością, jak i bieżące wydatki, takie jak dostarczanie wody, ciepła czy usługi związane z wywozem nieczystości.

Ponadto, umowa powinna nakładać na zarządcę obowiązek przygotowania rocznego raportu finansowego, który szczegółowo przedstawia wszystkie przychody i wydatki, oraz innych sprawozdań wymaganych przez prawo, dotyczących działalności wspólnoty mieszkaniowej. 

Takie zapisy gwarantują transparentność finansową i umożliwiają właścicielom nieruchomości efektywne monitorowanie finansów wspólnoty, co jest istotne dla utrzymania zaufania między wszystkimi stronami zaangażowanymi w zarządzanie nieruchomością.

Kontakt z mieszkańcami

Ustalenie zasad kontaktu z mieszkańcami nieruchomości jest niezbędnym elementem zapewniającym płynną komunikację i rozwiązywanie problemów. Umowa powinna określać procedury kontaktu z mieszkańcami, zarządzania skargami i zapytaniami, co znacząco wpływa na poziom zadowolenia i bezpieczeństwa osób korzystających z nieruchomości.

W ramach kontaktu z mieszkańcami, niezwykle ważnym aspektem jest również odpowiedzialność zarządcy za organizację i przygotowanie wszystkich kwestii związanych z zebraniami właścicieli lokali. Odpowiedzialność ta obejmuje nie tylko fizyczne przygotowanie miejsca spotkań, ale również zapewnienie wszelkich niezbędnych materiałów, informacji oraz dokumentacji, które będą przedmiotem dyskusji. Zarządca powinien zadbać o to, aby zebrania były zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem, a wszyscy uprawnieni do udziału w nich właściciele zostali poinformowani o terminie, miejscu oraz agendzie spotkania. 

Ponadto, odpowiedzialność ta wiąże się z zapewnieniem, że wszystkie decyzje podjęte podczas zebrań są zgodne z obowiązującymi przepisami oraz interesem wspólnoty, a także że są właściwie dokumentowane i archiwizowane. Taka kompleksowa organizacja zebrań właścicieli jest kluczowa dla utrzymania przejrzystości działania wspólnoty oraz budowania pozytywnych relacji między zarządcą a mieszkańcami nieruchomości.

Wynagrodzenie

Wynagrodzenie zarządcy powinno być jasno określone i związane z jakością oraz zakresem świadczonych usług. Może być ono ustalane jako stała miesięczna opłata lub procent od inkasowanych czynszów, w zależności od preferencji stron i specyfiki nieruchomości.

Odwołanie do innych dokumentów

Uwzględnienie odniesień do innych dokumentów w umowie o zarządzanie nieruchomością ma zasadnicze znaczenie, aby trafnie adresować wszystkie kwestie prawne i techniczne dotyczące zarządzania. To podejście pozwala na włączenie istotnych zapisów z regulaminu nieruchomości, umów najmu, a także z planów dotyczących konserwacji i modernizacji. Dodatkowo, może obejmować inne niezbędne dokumenty wpływające na sposób zarządzania i użytkowania nieruchomości, co gwarantuje wszechstronne i efektywne zarządzanie.

W sekcji Odwołanie do innych dokumentów, niezbędne jest uwzględnienie odniesień do kluczowych aktów prawnych mających bezpośredni wpływ na zarządzanie nieruchomościami. Mowa tutaj o Ustawie o gospodarce nieruchomościami oraz Ustawie o własności lokali, uchwalonej 24 czerwca 1994 roku, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw w roku 2000 pod numerem 80, pozycja 903, wraz z późniejszymi zmianami. Nie można również zapomnieć o Kodeksie cywilnym, który stanowi podstawę dla wielu aspektów prawnych dotyczących zarządzania nieruchomościami. 

Dodatkowo, umowa powinna zawierać załączniki dokumentujące uprawnienia i status prawny zarządcy, takie jak certyfikat potwierdzający nadanie licencji zawodowej zarządcy, polisę odpowiedzialności cywilnej zarządcy, dokument potwierdzający wpis zarządcy do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczenia o przyznanych numerach identyfikacyjnych NIP i Regon. Włączenie tych dokumentów zapewnia jasność i bezpieczeństwo prawne współpracy, stanowiąc solidną podstawę dla wszystkich stron umowy.

Zadbaj o kluczowe elementy efektywnej umowy o zarządzanie nieruchomością

Stworzenie skutecznej umowy o zarządzanie nieruchomością to fundament zapewniający płynność operacyjną i finansową oraz dający zabezpieczenie interesów zarówno właścicieli, jak i zarządców. Elementy takie jak dokładne określenie obowiązków, transparentne ustalenia finansowe, efektywny kontakt z mieszkańcami, jasne kryteria wynagrodzenia oraz odwołania do istotnych dokumentów i przepisów prawnych są kluczowe dla osiągnięcia tych celów. Solidna umowa to podstawa do budowania trwałych i pozytywnych relacji, które przynoszą korzyści wszystkim stronom i przyczyniają się do zadowolenia mieszkańców oraz wzrostu wartości nieruchomości.

Wybierając współpracę z firmą Solidia, decydujesz się na partnera z wieloletnim doświadczeniem, który zapewnia najwyższej jakości usługi zarządzania nieruchomościami.