Zarządzanie nieruchomościami to złożony proces, który wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale także znajomości prawa, umiejętności organizacyjnych i interpersonalnych. Właściciele nieruchomości, którzy chcą skupić się na swoich podstawowych działalnościach lub po prostu nie mają wystarczającego doświadczenia, często decydują się na zatrudnienie profesjonalnego zarządcy nieruchomości. W tym artykule omówimy, w jakim celu zatrudniany jest zarządca nieruchomości, jakie są jego obowiązki i prawa oraz czego nie może robić w ramach swojej funkcji.

W jakim celu zatrudniany jest zarządca nieruchomości?

Głównym zadaniem zarządcy nieruchomości jest dbanie o prawidłowe funkcjonowanie i utrzymanie nieruchomości. Właściciele nieruchomości, szczególnie ci, którzy posiadają wiele obiektów, często decydują się na skorzystanie z usług zarządcy, aby odciążyć się od codziennych obowiązków związanych z zarządzaniem. Zarządca może być zatrudniony zarówno przez osoby prywatne, jak i przez firmy czy wspólnoty mieszkaniowe.

Zatrudnienie zarządcy budynków ma wiele zalet, z których najważniejsze to m.in.:

Oszczędność czasu: Zarządzanie nieruchomością, zwłaszcza dużą, jest czasochłonne i wymaga codziennego zaangażowania. Zatrudniając zarządcę, właściciel może skoncentrować się na innych aspektach swojej działalności, delegując codzienne obowiązki związane z zarządzaniem specjalistom.
Profesjonalne zarządzanie: Zarządcy nieruchomości dysponują specjalistyczną wiedzą i doświadczeniem, które pozwalają im efektywnie zarządzać obiektem. Wiedzą, jak optymalizować koszty, jak zarządzać najemcami, a także jak dbać o utrzymanie budynku w dobrym stanie technicznym.
Zwiększenie wartości nieruchomości: Profesjonalnie zarządzana nieruchomość zazwyczaj zachowuje lub zwiększa swoją wartość. Zarządcy dbają o regularne przeglądy techniczne, bieżące naprawy oraz o odpowiednie warunki najmu, co przekłada się na wyższą wartość rynkową obiektu.

Obowiązki zarządcy nieruchomości

Obowiązki zarządcy nieruchomości są szerokie i obejmują wiele aspektów związanych z utrzymaniem i eksploatacją nieruchomości. Do najważniejszych obowiązków zarządcy nieruchomości należą:

Obsługa finansowa budynków – Zarządca nieruchomości jest odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości nieruchomości, w tym za zbieranie opłat od najemców lub mieszkańców, opłacanie rachunków za media, podatków, ubezpieczeń i innych zobowiązań finansowych. Zarządca musi również przygotowywać roczne budżety oraz raporty finansowe, które są przedstawiane właścicielom.
Obsługa techniczna nieruchomości – Zarządca nieruchomości jest odpowiedzialny za regularne przeglądy techniczne budynków, organizowanie napraw i remontów oraz dbanie o bieżące utrzymanie nieruchomości. Obejmuje to również nadzór nad pracami zleconymi firmom zewnętrznym oraz kontrolę jakości wykonanych prac.
Zapewnienie bezpieczeństwa – Zarządca nieruchomości musi dbać o bezpieczeństwo nieruchomości oraz jej użytkowników. Obejmuje to m.in. przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych, zapewnienie odpowiedniego oświetlenia, czystości oraz ochrony budynków.
Zarządzanie relacjami z najemcami lub mieszkańcami – Zarządca pełni rolę mediatora pomiędzy właścicielem a najemcami lub mieszkańcami. Musi rozwiązywać wszelkie spory, odpowiadać na skargi oraz dbać o zadowolenie użytkowników nieruchomości.
Obsługa prawna nieruchomości – Zarządca nieruchomości jest odpowiedzialny za monitorowanie i zapewnienie, że wszystkie działania związane z nieruchomością są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Dotyczy to zarówno przepisów budowlanych, jak i prawa ochrony środowiska, a także przepisów dotyczących najmu.
Zarządzanie umowami – Zarządca nieruchomości musi dbać o odpowiednie zarządzanie umowami, zarówno z najemcami, jak i z firmami świadczącymi usługi dla nieruchomości. Obejmuje to monitorowanie terminów umów, renegocjowanie warunków oraz nadzorowanie realizacji zobowiązań kontrahentów.

Prawa zarządcy nieruchomości

Zarządca nieruchomości, mimo że wykonuje wiele obowiązków na rzecz właściciela, ma również swoje prawa, które pozwalają mu na skuteczne wykonywanie swoich zadań. Do najważniejszych praw zarządcy nieruchomości należą:

Prawo do wynagrodzenia – Zarządca nieruchomości ma prawo do wynagrodzenia za swoje usługi. Wysokość wynagrodzenia jest zazwyczaj ustalana w umowie z właścicielem nieruchomości. Wynagrodzenie może być stałe, procentowe od przychodów z najmu lub uzależnione od wyników zarządzania.
Prawo do podejmowania decyzji operacyjnych – Zarządca nieruchomości ma prawo podejmować decyzje związane z codziennym zarządzaniem nieruchomością, w ramach uprawnień nadanych mu przez właściciela. Obejmuje to decyzje dotyczące napraw, zatrudniania firm zewnętrznych, a także decyzje dotyczące zarządzania finansami nieruchomości.
Prawo do reprezentowania właściciela – Zarządca nieruchomości ma prawo do reprezentowania właściciela przed najemcami, firmami zewnętrznymi oraz organami administracji publicznej. Może to obejmować negocjowanie warunków umów, rozwiązywanie sporów oraz występowanie w imieniu właściciela w sprawach prawnych.
Prawo do dostępu do informacji i dokumentów – Zarządca nieruchomości ma prawo do dostępu do wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów dotyczących nieruchomości, które są niezbędne do prawidłowego wykonywania jego obowiązków. Obejmuje to dokumentację techniczną, umowy, a także informacje finansowe.
Prawo do podejmowania działań zabezpieczających interesy właściciela – Zarządca nieruchomości ma prawo podejmować działania, które zabezpieczają interesy właściciela nieruchomości. Może to obejmować np. zabezpieczanie budynków przed zniszczeniem, egzekwowanie należności od najemców czy przeciwdziałanie działaniom, które mogą zaszkodzić wartości nieruchomości.

Czego zarządca nieruchomości nie może robić?

Choć zarządca nieruchomości ma wiele uprawnień, istnieją również pewne ograniczenia, które określają, czego nie może robić w ramach swojej funkcji. Do najważniejszych z nich należą:

Podejmowanie decyzji sprzecznych z interesem właściciela – Zarządca nieruchomości nie może podejmować żadnych działań, które mogłyby zaszkodzić interesom właściciela nieruchomości. Obejmuje to zarówno decyzje finansowe, jak i techniczne.
Zaciąganie zobowiązań w imieniu właściciela bez jego zgody – Zarządca nie ma prawa zaciągać zobowiązań finansowych w imieniu właściciela, takich jak pożyczki czy kredyty, bez wyraźnej zgody właściciela.
Działanie poza zakresem umowy – Administrator jest związany umową z właścicielem, która określa zakres jego uprawnień i obowiązków. Nie może podejmować działań, które wykraczają poza ten zakres, chyba że uzyska zgodę właściciela.
Ingerencja w prywatność najemców lub mieszkańców – Osoba czy też firma zarządzająca musi przestrzegać prawa do prywatności najemców lub mieszkańców. Oznacza to, że nie może wchodzić do wynajmowanych lokali bez ich zgody, chyba że jest to absolutnie konieczne np. w sytuacji awaryjnej.
Zmiana warunków umowy najmu bez zgody stron – Zarządca nieruchomości nie ma prawa jednostronnie zmieniać warunków umowy najmu. Wszelkie zmiany muszą być uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony – zarówno właściciela, jak i najemcę.
Samodzielne ustalanie wysokości czynszu – Adminstrator nieruchomości może sugerować właścicielowi zmiany w wysokości czynszu, ale ostateczna decyzja należy do właściciela. Zarządca nie ma prawa jednostronnie ustalać ani zmieniać wysokości czynszu bez zgody właściciela.

Podsumowując, zarządca nieruchomości odgrywa kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu i utrzymaniu nieruchomości, jednak jego działania są ściśle określone przez przepisy prawa oraz umowę z właścicielem. Posiada on szerokie uprawnienia, które umożliwiają mu skuteczne wykonywanie powierzonych mu zadań, ale jednocześnie musi przestrzegać pewnych ograniczeń, które mają na celu ochronę interesów właściciela oraz najemców lub mieszkańców nieruchomości. Dlatego ważne jest, aby zarówno właściciele, jak i zarządcy dokładnie znali swoje prawa i obowiązki oraz ściśle współpracowali, aby zarządzanie nieruchomością odbywało się w sposób harmonijny i efektywny.