Prawidłowo prowadzona księgowość wspólnot mieszkaniowych to klucz do płynnego i bezpiecznego działania instytucji. Nawet drobne błędy mogą skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową i negatywnie rzutować na wizerunek podmiotu.
Jak prowadzić rachunkowość i jak wybrać rzetelny podmiot do obsługi księgowości? Podpowiadamy!
Jak prowadzić księgowość wspólnot mieszkaniowych? Analiza przepisów
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa wspólnota mieszkaniowa, która jest podmiotem podatku dochodowego od osób prawnych, może prowadzić rachunkowość wspólnoty mieszkaniowej na podstawie wybranej przez siebie formy rozliczenia.
Do wyboru są:
- pełna księgowość — dokumentację prowadzi się na podstawie Ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe umożliwiają kontrolowanie finansów podmiotu;
- pozaksięgowa ewidencja kosztów — art. 29 Ustawy o własności lokali wskazuje, że zarząd lub zarządca nieruchomości są zobowiązani do prowadzenia – odrębnie dla każdej wspólnoty – pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu oraz zaliczek pobranych na poczet indywidualnych opłat za media.
Którą opcję wybrać? Zdecydowanie więcej podmiotów w Polsce decyduje się na pozaksięgową ewidencję kosztów. Warto jednak, aby księgowa wspólnot mieszkaniowych przeanalizowała w indywidualny sposób konkretną sytuację i na podstawie wniosków wspólnie z zarządem dokonała wyboru.
Należy pamiętać, że przyjęta forma ewidencji powinna umożliwiać przejrzyste rozliczenie się z właścicielami lokali i pozyskanie wiarygodnych danych dotyczących osiąganych przychodów oraz ponoszonych kosztów.
Jak powinna być prowadzona rachunkowość wspólnot mieszkaniowych?
Księgowość wspólnot mieszkaniowych powinna być prowadzona przede wszystkim w skrupulatny i rzetelny sposób. Należy zadbać o to, aby w dokumentach księgowych znalazły się dane finansowe wymagane przez prawo dla wybranej formy rozliczenia.
Prowadzenie księgowości wspólnoty mieszkaniowej wymaga również:
- archiwizowania dokumentów księgowych;
- chronologicznego dokumentowania zdarzeń gospodarczych;
- rzetelnej analizy wydatków ponoszonych przez podmiot;
- dokumentowania przychodów osiąganych w konkretnych okresach rozliczeniowych;
- przygotowywania sprawozdań rocznych;
- wdrażania nowych przepisów oraz nowelizacji tych obowiązujących;
- przygotowywania raportów dotyczących kondycji finansowej wspólnoty.
W prowadzeniu dokumentacji finansowej najważniejsze są rzetelność, zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz stanem faktycznym, a także klarowność.
Dzięki temu podmiot odpowiedzialny za prowadzenie księgowości zapewni bezpieczne oraz stabilne funkcjonowanie wspólnoty i umożliwi obiektywną ocenę jej kondycji w kontekście finansów.
Co składa się na księgowość wspólnot mieszkaniowych?
Na księgowość wspólnot mieszkaniowych składa się przygotowywanie sprawozdań rocznych, których dokonuje się po upływie roku kalendarzowego. Opracowanie sprawozdania jest obowiązkiem zarządu wspólnoty lub zarządcy.
Poza rozliczeniem rocznym obsługa wspólnot mieszkaniowych obejmuje również następujące elementy:
- rozliczenie podatku CIT;
- rozliczenie podatku VAT;
- ewidencję księgową wspólnot mieszkaniowych.
W ewidencji pozaksięgowej dokumentuje się również zdarzenia związane z kosztami zarządu nieruchomością wspólną i zaliczki pobrane na pokrycie tych kosztów. Uwzględnia się też rozliczenia środków przekazywanych z innych tytułów na rzecz nieruchomości.
Jak wybrać biuro rachunkowe do prowadzenia księgowości wspólnoty mieszkaniowej?
Obsługa finansowa nieruchomości wymaga wnikliwej znajomości przepisów dotyczących podatków i prawa gospodarczego. W związku z tym do współpracy warto wybrać podmiot, który ma doświadczenie w sprawach związanych z zarządzaniem nieruchomościami i ich administrowaniem.
Dzięki temu zyskasz pewność, że jego pracownicy mają praktyczną wiedzę na temat tego, jak postępować, aby zapewnić klientom przejrzystą sytuację rachunkowo-księgową.
Warto także kierować się opiniami na temat konkretnego podmiotu. Zadowoleni klienci to gwarancja profesjonalizmu oraz skrupulatnego działania księgowych.
Wybierając firmę do obsługi rachunkowości, zwróć też uwagę na zakres oferowanych usług. Dopasuj ofertę do swoich potrzeb. Często opłacalne są pakiety polegające m.in. na połączeniu obsługi księgowej z zarządzaniem czy administrowaniem konkretnego obiektu.
Księgowość wspólnot mieszkaniowych wymaga rzetelnego i skrupulatnego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z wymogami prawnymi. Aby móc skupić się na innych aspektach zarządzania budynkiem, warto powierzyć obsługę księgową zewnętrznemu i doświadczonemu podmiotowi.